こんにちは。
株式会社シロ note担当です。

今回のお話は、「日報」がテーマです。

ファウンダーであり、ブランドプロデューサーでもある今井のnoteで“SHIROは「クレーム」をすべて公開する”というタイトルで「日報」について綴っており、知ってくださっている方もいらっしゃると思います。
https://note.com/shiro2009/n/ne760c443025c?sub_rt=share_sb

日報とは文字通り、日々の業務の振り返りや進捗、成果を日ごとに報告するためのものです。
シロでは職種にかかわらず、必ず全スタッフが日報を提出してから帰ります。シロにおける日報の目的は、「自分を主語にして、喜怒哀楽といった心の機微を明かす場所であること」です。一般的なものと少し異なり、“コミュニケーションツール”として全社員を繋ぐ役割を担っています。

オープンなコミュニケーション

私たちは、企画～開発～製造～販売まで全て自社で一気通貫してものづくりをしています。10年前は50名ほどの会社でしたが、今では500名を超えるスタッフがおり、現在進行形で仲間が増え続けています。
どんどん人が増えると、その分、縦横斜めの距離が遠くなってしまう、それは至極当たり前のことだと思います。
その変化に対して、シロでは日報を「ひらく」ことで、人が増えてからもなお、スタッフ同士の繋がりを変わらずに生み続けています。

例えば、同期が24人いる場合、それぞれがオフィスや全国の店舗に配属になると、物理的に距離が生まれます。
自分が東京にいると、北海道にいる同期がその日どんなことを考えて仕事をしているのか、大阪にいる同期がどんな目標を掲げて頑張っているのかなど、遠く離れた仲間が考えていることを知るのは、自分からコミュニケーションを取らなければ情報は入手できません。さらに、24人ともなると、毎日全員と個別に連絡を取ることも現実的ではありません。

しかし、シロでは“遠く離れた同期が毎日何を思って過ごしているのか”いつでも、どこにいても知ることができます。
それは、全スタッフの日報を全員が見ることができるからです。
シロの日報はデジタル化されていて、提出した順でタイムラインに流れてきます。
オフィス、店舗、製造、ホテルなど、500名を超える全てのスタッフが、その日の業務で感じたことや日々考えていることを職種や距離をこえて分かち合うことができるのです。

他のスタッフの日報にコメントをできる仕組みも兼ね備えており、日報を読んで共感したポイントや感謝の言葉、誉め言葉などを伝えています。すごくかしこまった文面を送り合っているのではないか、と想像してしまいますが、実際はそうではありません。
コメントに絵文字がついていたり、他のスタッフが提出した日報のコメント欄で第三者たちが会話をしていたりと、みんながどんなコメントをしているのかも日報を開くたび楽しみになるほど、自由にコミュニケーションを楽しんでいます。

信頼関係を構築する

シロでは、オフィススタッフが店舗で働いたり、全国からスタッフが集まり対面研修をしたりと、初対面のスタッフと会う機会があるのですが、そこで仲良くなったスタッフの日報を読んだり、コメントを交わすことで、徐々に関係が構築され、社内で信頼できるスタッフがどんどん増えていきます。
そうすると、もっと長くこの会社で働こうという気持ちや、他のエリアへの異動も挑戦してみよう、といった心境の変化が生まれます。

社会人になると、なかなか相手の予定や状況が見えず、1回会ってそれっきりになってしまうということが多い中、日報を通して、人となりをどんどん知ることができ、もっと仲良くなりたいと自然とコミュニケーションが増えるのがすごく心地良いと感じます。

こうして社内の輪が広がっているのですが、社歴に関係なく、北海道から福岡まで、各地で勤務するスタッフをみんなが知っているというのは、とても珍しい環境ですよね。
実は今回、日報についてヒアリングをしたスタッフとは、社内の食事会で先日仲良くなったばかり。このように、交流から仕事が生まれることも度々あり、とても面白い会社です。

周りのスタッフの心の機微に気づく

日報が役に立っているのは、仲良くなる場面だけではありません。店舗スタッフによると、他のスタッフの困りごとを聞き出すきっかけになるツールとしても活用できているそうです。

悩みや困っていることも打ち明け、それを読んだスタッフが頑張ったね、と声をかけたり、助けてくれたり、スタッフ同士で「支え合う」という点でもパワーを発揮しています。
私は日報の内容をきっかけに「笑っている方がいいこと増えるよ」という言葉をかけていただいたことがあり、その言葉にとても救われました。

まとめ

いかがでしたか？
シロにおける日報は、単なる業務報告を超えて、縦横斜めのコミュニケーションを取る場として大きな役割を担っています。
また、「他の店舗やオフィススタッフの日報を読み、自身への刺激にしている」、「実際には会ったことのないスタッフの顔や名前が一致するようになり、同じ社内にいるという仲間意識が強くなった」という声も多く、モチベーションアップや仲間意識を強めるという点でも一役買っています。
このお話から、日報の役割はもちろんのこと、シロのスタッフ同士のコミュニケーションの取り方も感じていただければと思います。